Articol

Article Icon

Ce date cu caracter personal se prelucreaza in cadrul relatiilor de munca?

2018-10-26 10:51:07 []

Orice angajator colecteaza si prelucreaza date cu caracter personal cu privire la diverse categorii de persoane in derularea raportului de munca, indiferent de stadiul in care se afla- incepand cu etapa de recrutare in care angajatorul identifica potentialii angajati in vederea ocuparii posturilor vacante din cadrul companiei, pe tot parcursul executarii contractului individual de munca dar si ulterior, dupa incetarea acestuia, astfel incat calitatea de operator de date cu caracter personal pe care acesta o detine impune o serie de obligatii a caror nerespectare poate conduce la sanctionarea de catre Autoritatea Nationala de Supraveghere a Prelucrarii Datelor cu Caracter Personal. Aplicarea, incepand cu 25 mai 2018, a GDPR (Regulamentul nr. 679 din 27 aprilie 2016 privind protectia persoanelor fizice in ceea ce priveste prelucrarea datelor cu caracter personal si privind libera circulatie a acestor date si de abrogare a Directivei 95/46/CE), presupune implementarea unui set mai complex de obligatii raportat la reglementarile in vigoare pana la aceasta data pentru operatorii de date, urmarindu-se sporirea protectiei persoanelor vizate in procesul de prelucrare, categorie in care intra si angajatii actuali, cei ce candideaza pentru un anumit post dar si fostii angajati. Pentru a se putea concluziona asupra obligatiilor pe care GDPR le impune in concret angajatorilor, ca operatori de date cu caracter personal, se recomanda, cu titlu prealabil, o analiza ce ar trebui sa arate cu exactitate nivelul actual de conformare cu cerintele regulamentului. In ceea ce priveste relatiile de munca, indicata ar fi o abordare din trei perspective, raportat la etapele raportului de munca: recrutare (pre-angajare), executarea contractului individual de munca si incetarea acestuia. Practic, rezultatul unei analize ce vizeaza partea de HR a unei companii ar trebui sa evidentieze ce date cu caracter personal fac obiectul colectarii si prelucrarii de la potentialii angajati, de la cei actuali dar si de la fostii salariati, temeiul in baza caruia se realizeaza operatiunea, provenienta acestor date- deoarece acestea pot fi colectate atat individual cat si de la terti (spre exemplu, in etapa de recrutare, CV-urile sau recomandarile pentru o anumita persoana pot proveni din surse externe), durata pentru care aceste date sunt pastrate, masurile de siguranta dispuse in prezent precum si orice alte elemente ce indica nivelul actual de securitate a datelor cu caracter personal in cadrul companiei. Desigur, un aspect important pe care analiza de conformitate in contextul relatiilor de munca trebuie sa il trateze este cel al datelor sensibile colectate de la angajati ori de la fostii angajati si care sunt pastrate in dosarul salariatului (spre exemplu, informatiile din fisa medicala a salariatului intocmita in cadrul controlului anual de medicina muncii, date privind randamentul la locul de munca, referitoare la fiabilitate sau comportament, datele din cazierul judiciar etc) deoarece detinerea acestor date cu caracter personal de catre angajator impune masuri suplimentare de protectie. In practica, majoritatea companiilor au procedat la efectuarea unui audit intern ori sunt, la acest moment, in proces de auditare cu privire la conformarea cu cerintele GDPR, astfel incat aspectele problematice ce deriva din relatiile de munca au fost sau urmeaza a fi solutionate prin implementarea unor masuri menite sa securizeze operatiunea de prelucrare a datelor personale pentru categoriile de persoane vizate implicate in procesul de munca. In acest sens, se opteaza pentru inserarea unor clauze specifice in contractele indviduale de munca, pentru introducerea unor informatii legate de aceste apecte in anunturile de recrutare ori pentru implementarea unor masuri de securitate in regulamentul intern sau in politicile interne HR. Ceea ce trebuie urmarit in contextul prelucrarii datelor personale prin intermediul relatiilor de munca este, practic, ca angajatorul sa tina cont de faptul ca dupa colectarea datelor cu caracter personal, pe intreaga durata a procesarii- in timpul executarii contractului individual de munca dar si dupa incetarea acestuia, el este tinut sa respecte drepturile angajatilor, ale potentialilor angajati ori ale fostilor salariati, cu privire la datele pe care le detine cu privire la acestia.