Articol

Article Icon

Reguli noi privind supravegerea video a angajatilor conform GDPR

2018-10-26 10:49:50 []

Potrivit unui proiect legislativ pentru masuri de punere in aplicare a Regulamentului UE 2016/679 privind protectia persoanelor fizice in ceea ce priveste prelucrarea datelor cu caracter personal si libera circulatie a acestor date (GDPR), inregistrat la Senat in data de 14.03.2018 https://www.senat.ro/Legis/Lista.aspx?cod=21236&pos=0&NR=b94&AN=2018 , in cazul in care sunt utilizate mijloace electronice de supraveghere a angajatilor, inclusiv prin supraveghere video, angajatorii voi fi obligati sa isi ia o serie de masuri suplimentare fata de cele existente anterior. In ceea ce priveste supravegherea video, in mod special, avand in vedere caracterul datelor pe care le colecteaza angajatorii prin mijloacele tehnice, problematica nu mai este la fel de simpla intrucat acest tip de monitorizare nu se mai poate realiza pentru orice scop. Cu ocazia supravegherii video, angajatorii colecteaza datele biometrice ale angajatilor precum forma si trasaturile fetei, a corpului, tipul de mers, iar in functie de performanta tehnicii folosite, chiar si vocea, culoarea ochilor sau alte detalii care tin de fiinta umana. Este important de retinut ca si anterior exista acest presupus drept al angajatorilor, insa odata cu actuala propunere legislativa, se au in vedere premise diferite, iar scopul pentru care se colecteaza, stocheaza si prelucreaza datele trebuie sa fie in mod obligatoriu unul legitim si sa prevaleze drepturilor si libertatilor fundamentale ale persoanelor vizate. Mai mult decat atat, inainte de a implementa sau de a mentine o asemenea forma de monitorizare, trebuie analizata in mod serios necesitatea efectiva de a recurge la aceasta masura si in acelasi timp verificat daca se pot impune alte tipuri de masuri cu prioritate, care sa deserveasca acelasi scop si care odata testate sa nu functioneze, sau sa se dovedeasca neeficiente. Abia dupa ce supravegherea video devine unica forma de monitorizare care sa indeplineasca scopul legitim al angajatorului, acesta se va asigura ca o implementeaza in cadrul companiei cu respectarea principiilor impuse de noua legislatie in vigoare la nivel european, cu aplicare si in Romania. Pentru a fi conforme cu normele impuse de lege, societatile vor fi obligate sa comunice cu reprezentantii salariatilor sau cu sindicatul, dupa caz, in vederea consultarii acestora si pentru a asigura transparenta in ceea ce priveste intentia introducerii sistemului de monitorizare video. Angajatii vor trebui informati in mod complet si corect cu privire la aceasta activitate de supraveghere si li se vor oferi explicatii in legatura cu scopul in care urmeaza sa le fie colectate datele biometrice, felul in care se va desfasura operatiunea si faptul ca in absenta unui caz temeinic justificat, nu vor putea fi stocate decat pentru perioade proportionale care nu pot depasi 30 de zile. In mod efectiv, angajatorii vor trebui sa prevada monitorizarea video si masurile de securitate pe care intentioneaza sa le ia pentru protectia datelor cu caracter personal ale angajatilor in politicile de confidentialitate interne, la nivel de societate, cu reguli precise si stricte de operare, aliniate legislatiei si comunicate in mod explicit salariatilor. O forma prin care se poate realiza mai usor acest lucru este anexarea acestor politici la regulamentul intern al societatii, pe care orice firma este obligata sa il detina inca de la infiintare, fapt care va conduce pe de-o parte la informarea angajatilor in masa si pe de alta parte prin semnarea acestora, angajatorul va avea si consimtamantul explicit al fiecarui salariat. Pentru a se asigura ca respecta intru totul drepturile persoanelor vizate, este recomandata si informarea printr-un training la nivel de societate, in cadrul caruia sa li se explice angajatilor de la necesitatea efectiva a colectarii acestor date si pana la masurile tehnice de siguranta pe care conducerea le adopta in vederea protejarii efective a datelor si drepturilor fundamentale ale acestora. Trainingul este necesar si pentru a li se comunica salariatilor regulile generale de operare cu date cu caracter personal in indeplinirea atributiilor de serviciu, dar si pentru a fi instruiti despre cum trebuie sa reactioneaze in cazul in care intervine o problema prin care se incalca drepturile lor individuale privind datele cu caracter personal, precum si ale altor persoane cu care interactioneaza in calitatea lor de angajati in societate. Este important ca angajatii sa cunoasca exact procesul de colectare, stocare si prelucrare a datelor biometrice precum si al altor date cu caracter personal, modalitatea prin care acestea sunt protejate in mod efectiv, prin parolare si securizare, cine va avea acces la datele lor, pentru ce perioada vor fi stocate precum si durata pana la care se impune aceasta masura de monitorizare. Angajatorii vor fi obligati sa verifice din timp in timp daca scopul legitim in baza caruia au decis supravegherea video a salariatilor mai subzista si sa se asigure ca odata cu disparitia acestui scop va inceta si masura sau va fi inlocuita cu o alta, mult mai putin intruziva. Sanctiunile pentru firmele care nu vor tine cont de aceste obligatii sunt extrem de severe, amenzile putand ajunge in anumite cazuri pana la 4% din cifra de afaceri mondiala totala anuala corespunzatoare exercitiului financiar din anul anterior, luandu-se in calcul cea mai mare valoare. Realizarea unor politici de securitate prin care se analizeaza riscurile si se reduc la minimum poate fi o circumstanta atenuanta in favoarea angajatorului atunci cand situatia particulara este analizata de catre Autoritatea Nationala de Supravegere a Prelucrarii Datelor cu Caracter Personal.